Kaizen: in cosa consiste il metodo filosofico giapponese

Nella tradizione giapponese esiste la convinzione che tutto cambi continuamente. Questo modo di pensare, e quindi di essere, influenza pure l’agire. Ogni cosa può e deve migliorare. Il principio diviene metodo e poi vero e proprio sistema chiamato Kaizen.

L’idea è non far passare nemmeno un giorno senza fare dei progressi, anche piccoli. L’intervento materiale per far accadere i cambiamenti è la forza esterna. Però è l’energia interna che alimenta quel tipo di azione.

Tutto parte dal mettere in discussione ciò che è per trasformarlo in ciò che dovrebbe essere. Il Kaizen è tra i pilastri ispiratori del life coaching. Contiene inoltre diversi schemi combinati di problem solving. Se siamo riusciti ad accendere la tua curiosità, seguici e perché il meglio deve ancora venire.

Cos’è Kaizen

Il significato di Kaizen è “miglioramento continuo”. In pratica si persegue la ricerca della perfezione attraverso il rinnovamento a piccoli passi. Questo è uno dei motori, ma non l’obiettivo in senso stretto. Ciò che conta infatti è l’evoluzione. Il momento perfetto, il prodotto perfetto, possono non arrivare mai.

Quindi è inutile restare fermi ad aspettarli. Meglio agire per fare meglio di ieri o peggio di domani. La chiave è la capacità di immaginare ma anche di usare la logica. Non si può migliorare del 100% in un solo giorno. Avendone 100 a disposizione, si può però raggiungere l’1% in più ogni giorno.

Come codice operativo nasce negli anni ’80 per opera di Masaaki Imai, leggendario manager Toyota. Il sistema si diffonde a tal punto da influenzare l’intero mondo del business per i successivi 10 anni. Il cosiddetto “Toyotismo” diventa così una pratica aziendale, economica e sociale.

La storia però comincia un trentennio prima, nel secondo dopoguerra. Si parla dell’intervento degli Stati Uniti nel piano ricostruzione industriale nipponica. Il programma introduce il metodo statistico all’americana nel controllo di gestione e qualità. Questo progetto si chiama Miglioramento in 4 passi, tradotto “Kaizen eno Yon Dankai”.

La matrice quindi è made in USA. Affonda le radici nella catena di montaggio ideata da Harry Ford negli anni ’30. Tuttavia si tratta di normali contaminazioni culturali. Per fare un esempio, se gli spaghetti hanno origine in oriente, “la pasta” è un’invenzione tutta italiana.

Il “brevetto” del Kaizen è tutto del Sol Levante. Infatti qualunque ispirazione occidentale è espressione della visione individualista. In Giappone invece è forte il senso di comunità, di compagine e di appartenenza alla società.

In cosa consiste

Il Kainzen consiste nel progresso graduale per aggiungere valore ed eliminare errori e sprechi. È l’insieme delle tecniche con cui si analizza e si incrementa l’efficienza di un’attività. Si adatta a qualsiasi settore, ambiente o situazione. Può applicarlo un’azienda, un libero professionista o un individuo nella propria quotidianità.

Il suo opposto è il “Kakushin”, cioè innovazione. Quest’ultima prevede sconvolgimenti drastici e significativi. I risultati si misurano subito ma l’effetto termina altrettanto rapidamente. In sostanza si fa un salto in avanti per poi restare fermi fino al prossimo balzo.

Non a caso il destino di ogni novità è invecchiare con il tempo. Il Kaizen determina piccoli avanzamenti, ma potenzialmente non si arresta mai. La sua struttura si riassume nella metodologia delle 5S, corrispondenti ad altrettanti idiomi giapponesi:

• Seiri “organizzare”. Eliminare il superfluo e ciò che non funziona, stabilire un grado di priorità.
• Seiton “riordinare”. Individuare la collocazione giusta per ogni cosa e mettere tutto a posto.
• Seiso “pulire”. Mantenere l’ordine sia materiale che emotivo sgombrando le inefficienze.
• Seiketsu “standardizzare”. Codificare e ripetere le azioni utili in modo che divengano automatiche.
• Shitsuke “diffondere”. Trasformare la nuova disciplina in procedura toccando più livelli e contesti.

Il metodo Kaizen è inoltre scomponibile sotto forma di “eventi”. Ognuno di essi ha durata differente in base all’esigenza. In particolare si va da brevi “blitz Kaizen” a intere settimane o mesi. Ciò consente di dosare gli interventi in modo mirato e intelligente.

Allo stesso modo si conserva il rispetto per prodotto, produttore e ogni attore della catena. Kaizen è ricerca della configurazione di processi più efficaci per renderli consuetudine. Per strutturare correttamente il meccanismo, servono frequenti misurazioni degli effetti e dei risultati.

Cosa lega Kaizen, problem solving e modelli gestionali?

Il Kaizen è connesso a diversi modelli gestionali e schemi di problem solving. Di questi è padre, figlio o fratello. I confini tra i “gradi di parentela” sono spesso molto labili. Un po’ come accade per gli stili musicali, si creano fusioni e ibridazioni per arrivare a percorsi nuovi. Di seguito alcuni dei concetti più strettamente collegati:

• Total Quality Management. Sistema che mette al centro il controllo qualitativo tramite la partecipazione di tutti i livelli organizzativi.
• Statistical Process Control. Utilizzo del metodo matematico di previsione delle variazioni.
• Lean Manufactoring. Gestione “snella” tramite l’abbattimento degli sprechi.
• Root Cause Analysis. Uso del diagramma di Ishikawa per investigare cause ed effetti delle criticità.
• Just in time. Impostazione razionale nella logistica dei rifornimenti e delle scorte per ottimizzare i costi di stoccaggio. Nel metodo Kaizen questo sistema è integrato e si chiama Kanban.
• 5W System. Metodo di indagine e risoluzione dei problemi tramite le cinque domande Who, What, Where, When, Why (cosa, dove, quando, perché).
• Suggestion Box. Sistema dei suggerimenti che sfrutta idee, proposte o anche critiche di qualsiasi membro dell’organigramma aziendale.
• PDCA. È la famosa ruota del Pianifica, Prova, Verifica e Agisci (Plan, Do, Chech, Act). Ogni fase finale è l’inizio di un nuovo ciclo virtuoso.

6 Benefici del modello Kaizen

Abbiamo già detto che il Kaizen tende al miglioramento. Questo concetto però rischia di essere troppo vago e sommario. Quindi quali sono nel dettaglio i suoi veri vantaggi? Non esiste un lista precisa poiché ogni contesto ne evidenzia di nuovi. Qui però ne abbiamo raccolto i 6 principali:

1. Ogni traguardo raggiunto è una crescita per tutti. Il metodo coinvolge l’interno organigramma aziendale o filiera produttiva. In pratica il goal del giocatore è un punto per la squadra.
2. Si può sbagliare ma non fallire. Ogni errore termina alla radice e quindi non si ripete mai più. Questo impedisce che un difetto si diffonda e amplifichi eventuali danni.
3. I dati raccolti sono sempre attuali e reali. Le informazioni arrivano direttamente dalle fonti, a prescindere dal ruolo. Per questo sono fresche e senza intermediari.
4. Stimola la capacità di adattamento. Il cambiamento è spesso un fattore destabilizzante e negativo. Rompe un equilibrio e provoca un trauma. Nell’ottica del Kaizen è invece un prezioso alleato.
5. Si consolida lo spirito di squadra. L’obiettivo comune stimola il senso di appartenenza. Tutti sono ugualmente protagonisti del cambiamento.
6. Sconfigge la pigrizia. Se un’immagine vale mille parole, un’azione vale mille pensieri. L’abitudine è nemica della produttività. Standardizzare le procedure efficienti è diverso dalla routine. Quest’ultima si ripete anche quando non offre risultati o ne porta di negativi.

6 svantaggi o punti deboli

Per valutare una strategia occorre conoscere sia punti forti che deboli. Quali sono gli svantaggi del metodo Kaizen? Anche in questo caso non c’è una regola scolpita. I punti elencati sono soggettivi e variabili. Quello che per alcuni è un muro per altri è un ponte. Ad ogni modo ecco altri 6 spunti di riflessione:

1. Dà per scontato che tutti vogliano collaborare. In questo sistema la voce di ciascuno ha lo stesso valore. Tuttavia chi in particolare ricopre incarichi direttivi magari sente di agire nel modo giusto. Oppure non intende mettersi continuamente in discussione.
2. Mette a dura prova la pazienza. Per alcune cose serve tempo. in tanti però non sono disposti ad aspettare e preferiscono prendere delle scorciatoie.
3. È difficile mantenere lo stesso impegno ogni giorno. La curva dell’attenzione precipita e così pure quella dell’entusiasmo. I piccoli traguardi a volte non sono abbastanza percettibili. Sembra così che si cammini per inerzia senza vedere mai la meta.
4. Non per tutti “chi più spende meno spende”. Per alcuni l’equazione qualità = risparmio, non esiste. Investire su materie prime, personale e prodotti di valore ha un costo che si ripaga da solo. C’è però chi pensa che ci siano altri modi per ottenere risultati accettabili a un prezzo più basso.
5. L’idea è buona ma è un po’ abusata. L’epoca d’oro del Kaizen è durata circa una decade, dagli anni ’80 agli anni ’90. Il boom economico cinese ha di fatto realizzato un upgrade. Ciò non vuol dire che non funzioni. Anzi, quel metodo è la base su cui poggiano i sistemi moderni.
6. Inizialmente disorienta. Il miglioramento continuo può iniziare da qualunque punto e in qualunque momento. Le persone però hanno bisogno di vedere un inizio e una fine. Uno strumento così libero e fluido rischia mette a disagio le mentalità di diversa impostazione.

Come applicare il metodo Kaizen

Vediamo adesso come sfruttare il metodo Kaizen nella pratica di tutti i giorni. Seguendo queste regole puoi contare sulla saggezza che ha reso possibile il miracolo economico giapponese. Si parte:

• Non accontentarti mai. Accogli i buoni risultati con soddisfazione e godine i frutti. Però considerali come nuovi punti di partenza e non la fine del percorso.
• Allenati alla disciplina. La continuità richiede esercizio. Addestra te stesso a rispettare gli impegni e soprattutto a mantenerli.
• Impara l’arte e rifallo ancora. La filosofia Kaizen è miglioramento costante, quindi diventane l’esempio. Cura la formazione e aggiorna le tue competenze.
• Va oltre le apparenze. La crescita è anche cambio di prospettiva. Se fai una cosa bene e sei convinto di non poterla fare meglio, è perché usi sempre la stessa tecnica.
• L’opinione di uno è utile, quella di tutti è indispensabile. Per migliorare ciò che sei o quello che fai devi metterti in gioco. Quando credi di considerare ogni punto di vista, ricorda che ne hai uno solo.
• Non fermarti alla prima soluzione. Sii creativo, usa l’immaginazione. Se hai trovato una buona idea, cerca ancora per trovare quella geniale.
• Analizza bene le vittore e ancora meglio le sconfitte. Ogni esperienza è preziosa per il futuro. Un successo è utile per poterne replicare la formula. Un fallimento però lo è ancora di più. Le condizioni favorevoli possono cambiare e rendere la ricetta inefficace. Uno sbaglio è valido sempre e se impari a evitarlo sei già in vantaggio.

Forte il metodo Kaizen vero? Se pensi che possa essere la svolta per la tua vita o la tua carriera allora non perdere un attimo, giusto il tempo di lasciarci un commento.